Erfolgsfaktoren

Theme ErfolgsfaktorenIn einem Projekt können gewisse Faktoren dessen Erfolgschancen erhöhen. Obwohl jedes Projekt im Prinzip einzigartig ist, gibt es Erfolgsfaktoren, die auf jedes Projekt zutreffen. Sie sind für den Projekterfolg notwendig, aber nicht unbedingt hinreichend und lassen sich erst nach Projekt-abschluss identifizieren. Der Englische Begriff für das Konzept von Erfolgsfaktoren ist Critical Success Factors. Abzugrenzen ist dieses Konzept von demjenigen der Key Performance Indicators.

Was sind Erfolgsfaktoren?

Das Konzept von Erfolgsfaktoren im Projekt lässt sich wie folgt definieren: „Unter Erfolgsfaktoren in einem Projekt versteht man die Voraussetzungen, die wesentlich zur Erreichung der wünschbaren Zustände gemässe Erfolgsermittlungskriterien beitragen“ (Jenny, 2008, S. 583). Den einen Erfolgsfaktor gibt es nicht. Die Erfolgsfaktorenforschung liefert diesbezüglich relativ wenig Einsicht in die Materie. Sie ist oft von verschiedenen Messproblemen geplagt, was insgesamt zu wenig gesicherten Erkenntnissen führt.

Kritische Erfolgsfaktoren finden sich sowohl innerhalb des Projektmanagement, wie auch ausserhalb. Innerhalb des Projektmanagement orientiert sich jedes Projekt an den drei Grössen Zeit, Geld sowie Zielerreichung. In diesem sogenannten magischen Dreieck sollen sich diese drei Grössen im Gleichgewicht befinden. Denn ändert sich eine Grösse, beeinflusst diese die beiden anderen. Weiter sind eine adäquate Definition der Projektziele, aber auch Projektpläne, Projektorganisation, Prozessstruktur sowie eine Projektkultur ebenfalls wichtige interne Erfolgsfaktoren.

Demgegenüber stehen Projektmanagement-externe Erfolgsfaktoren: Stakeholder wie – respektive das Commitment von – Auftraggeber, Kunden, Benutzer oder Geldgeber zählen hierzu wie auch die Infrastruktur, welche wiederum das Projektmanagement-interne magische Dreieck beeinflussen. Auch die Kompetenzen der Projektmitglieder sind ein wichtiger Faktor.

Gruppen von Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktoren können sich gemäss Bruno Jenny in fünf Gruppen unterteilen lassen:


Funktionen des Projektmanagement

Je umfangreicher ein Projekt ist, desto wichtiger ist diese Gruppe von Erfolgsfaktoren. Ein aktives Projektmanagement bedeutet einen beträchtlichen Ressourcenaufwand, trotzdem sollte man sich davor nicht scheuen. Folgende Faktoren spielen in dieser Gruppe eine Rolle:

  • Projektstart
    Hierzu zählen Aspekte wie die Wahl des Projektleiters, die Portfolio-gestützte Projektbewertung sowie die Transparenz bezüglich des Projektrahmens.

  • Berichtwesen und Dokumentation
    Ein geordnetes Berichtwesen ist wichtig, ebenso wie die saubere Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Dokumenten und von Ergebnissen.

  • Zielsetzungen und Anforderungen
    Diese werden von der langfristigen Projektplanung abgeleitet, müssen genau definiert sein sowie allen Projektmitarbeitern bekannt sein.

  • Planungsumfang
    Er muss einerseits der Aufgabenstellung und andererseits der Projektgrösse angepasst werden.

  • Detaillierungsgrad der Planung
    Diese soll so detailliert sein, dass im Falle von situativ anfallenden Problemen genügend Spielraum zu deren Bearbeitung besteht.

  • Kontrollen
    Diese werden vom Projektträger, wie auch vom Projektleiter zweckmässig durchgeführt.


Umwelt des Projektteams

Diese Erfolgsfaktorengruppe spricht die Qualifikation und Integration der Projektteamumwelt an. Ein anderer Begriff hierfür ist das Stakeholdermanagement, wozu Auftraggeber, Sponsoren, Promoter sowie Benutzer zählen.

Genauso wichtig bei dieser Gruppe sind die Projektmitarbeiter hinsichtlich ihrer Fähigkeiten, Motivation und ihrem Umsetzungsvermögen. Dazu zählen als qualitative Faktoren deren Fachkompetenz, Durchsetzungsvermögen sowie deren Autorität. Folgende Faktoren spielen eine Rolle:

  • Benutzerintegration
    Der Bedürfnisträger muss gut in das Projekt integriert werden.

  • Information und Koordination
    Rechtzeitigkeit, Angemessenheit und Vollständigkeit hinsichtlich Information und Koordination sind wichtig um die Mitarbeit direkt oder indirekt Betroffener zu fördern.

  • Zielsetzungen
    Diese müssen gemäss der Zieldefinition klar und messbar sein und schriftlich festgehalten werden.

  • Einbezug des Auftraggebers
    Dadurch erhält das Projekt die notwendige Unterstützung.

  • Unterstützung seitens Promoter und Sponsoren
    Unterstützen relevante Promoter und Sponsoren das Projekt, erhöht dies die Akzeptanz und ermöglicht ein effizientes Projektmarketing.


Instrumente für die Projektabwicklung

Dazu zählen Methoden wie Top-Down-Vorgehen, Konfigurationsmanagement, Systemdenken sowie Arbeitswerkzeuge wie bspw. Planungssoftware, Datenbanken oder Diagramme. Deren Anwendung muss angemessen und situationsgerecht sein. Daraus lassen sich folgende Punkte festhalten:

  • Richtlinien für die Projektdurchführung
    Diese entstehen auf Basis der eingesetzten Methode, müssen umfassend und für alle Beteiligten verständlich sein sowie Tailoring zulassen.

  • Projektphasen
    Das gesamte Projekt soll sich innerhalb eines Gesamtkonzepts in überblickbare Phasen aufteilen lassen. Wichtige Aspekte dieser Phasen müssen berücksichtigt werden.

  • Qualifizierte Betriebsmittel
    Bezüglich eingesetzter Methoden und Techniken müssen qualifizierte Betriebsmittel vorhanden sein. Diese müssen einwandfrei funktionieren und deren Benutzer sollen im Umgang mit ihnen geübt sein.


Personen

Diese Faktorengruppe ist überaus relevant, denn Fachwissen, Durchsetzungsvermögen, Identifikation mit dem Projekt, Motivation und weitere Grössen können über den Projekterfolg entscheiden. Das Projektteam soll aus qualifizierten Mitgliedern bestehen, die wissen, was wann wie und mit wem zu erledigen ist. Konkret bedeutet dies:

  • Projektleiter
    Er muss über genügend Methoden-, Fach- und Betriebskenntnisse sowie über gute Führungsqualitäten – d.h. Führungs- wie auch Sozialkompetenz – verfügen.

  • Projektteam
    Auch das Projektteam muss genügend Fachkompetenz, Erfahrung und Teamfähigkeit mitbringen.

  • Motivation
    Auftraggeber und Projektleiter können das Projektteam wiederholt motivieren um eine gute Leistung abzurufen.

  • Situative Führung
    Der Projektleiter ist in der Lage, sein Team situativ zu führen.

  • Stakeholdermanagement
    Der Projektleiter kann mit den Interessengruppen umgehen, was mögliche Konflikte mit einschliesst.


Organisation

Die Projektorganisation darf nicht bürokratisch, muss aber trotzdem stabil sein. Kontinuität im Projektteam ist auch wichtig. Innerhalb der Projektorganisation sind sich die Projektbeteiligten über ihre Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen bewusst. Folgende Faktoren spielen dabei eine Rolle:

  • Projektorganisation
    Die Projektorganisation sollte der Projektgrösse angepasst werden. Der Einbezug der Benutzer bzw. Anwender muss – von Anfang an – gewährleistet sein.

  • Überprüfen der Projektorganisation
    Nach jeder Phase soll die Projektorganisation überprüft und allenfalls angepasst werden. Das Kernteam soll dabei aber möglichst nicht verändert werden.

  • Flexibilität der Projektorganisation
    Dadurch kann mit Veränderungen und Besonderheiten, die sich für das Projekt ergeben, gut umgegangen werden.

Erfolgsfaktoren in verschiedenen Projektmanagementmethoden

Die Schweizer Projektmanagementmethode HERMES 5 erachtet die Projektteammitglieder als grössten Erfolgsfaktor. Einen weiteren, übergreifenden Faktor für den Projekterfolg stellt die Projektsteuerung dar. Darin eingeschlossen ist die Einbindung massgebender Stakeholder in das Projekt durch den Auftraggeber, der für den Projekterfolg verantwortlich ist. Ebenso wichtig ist, dass die für den Projekterfolg wichtigen Organisationen im Projektausschuss vertreten sind.

IPMA verortet Erfolgsfaktoren speziell unter dem Verhaltenskompetenzelement der Ergebnisorientierung. Der Projekt- oder Portfoliomanager macht das Projektteam auf kritische Erfolgsfaktoren aufmerksam, damit die Zielerreichung erhöht und die Rahmenbedingungen eingehalten werden.

Jedes Jahr führt PMI eine Umfrage unter Projektmanagern und Projektarbeitern durch. Für die Ausgabe von 2012 wurden dabei folgende Erfolgsfaktoren ermittelt:

  • Eignung: Das Projektteam soll aus dafür geeigneten Personen bestehen
  • Projektmanagement-Kenntnisse: Damit ein realistischer Umsetzungsplan entwickelt wird
  • Trägerschaft durch Exekutive: Das Top-Management soll das Projekt unterstützen
  • Fokus auf Nutzen: Der Projektnutzen muss klar definiert werden
  • Change Management: Mit dem Projekt verbundene Änderungen sind effektiv zu bewältigen

Die Projektmanagementmethode PRINCE2 geht nicht eingehend auf Erfolgsfaktoren ein, hebt je-doch den Planungsprozess im Projekt für dessen Erfolg als wichtig hervor. Projektziele sollen dabei den SMART-Kriterien entsprechen: Specific, Measurable, Achievable, Realistic und Time-based.

Das V-Modell XT sieht Erfolgsfaktoren als ein Element der Planung und Steuerung im Projekt und stimmt damit mit HERMES 5 und PRINCE2 überein.

« Zurück

PrivatePublicConsulting GmbH, Obere Zollgasse 76, 3072 Ostermundigen | Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! | www.ppc.ch