Project Office

Theme Project OfficeDie Schweizer Projektmanagementmethode HERMES 5 unterscheidet hinsichtlich der Leitung eines Projekts zwei Rollen: Den Projektleiter und die Projektadministration. Auf guteprojekte.ch wird diese Rolle Project Office genannt; weitere Bezeichnung sind Project Support, Project Management Office, Projektbüro oder Projektunterstützung. Nachfolgende Ausführungen in der Rollenbeschreibung gehen vom Rollenverständnis der Schweizerischen Projektmanagementmethode HERMES 5 aus.

Rollenbeschreibung

Die Rolle des Project Office besteht darin, die Projektleitung bei der Administration und Organisation des Projekts zu unterstützen. Im Falle von Teilprojekten dehnt sich diese Unterstützung auch auf die Teilprojektleiter aus. Grundsätzlich gilt zudem, dass das Project Office eine enge Zusammenarbeit mit der (Gesamt-)Projektleitung pflegt.

Nachfolgend finden Sie eine Auswahl von Aufgaben, Verantwortungen und Fähigkeiten der Projektrolle des Project Office.

  • Aufgaben
    • Entlastet die Projektleitung von administrativen Aufgaben
    • Stellt auf Basis der Projektergebnisse Berichte für Entscheidungspunkte zusammen
    • Aktualisiert den Projektplan (z.B. Meilensteine)
    • Sorgt für einen strukturierten Projektansatz (Anwendung einer Projektmanagementmethode wie HERMES 5, PRINCE2, etc.)
    • Evaluiert Arbeitswerkzeuge für das Projekt
    • Kümmert sich um die Projektdokumentation
    • Erstellt Sitzungsprotokolle
  • Kompetenzen
    Als eine der Projektleitung untergeordnete Rolle weist das Project Office nur beschränkte Kompetenzen auf; sie werden vom Projektmanager delegiert.

  • Verantwortung
    • Erledigt im Projekt anfallende administrative Aufgaben
    • Unterstützt das Projektteam beim Rapportieren von zeitlichen und finanziellen Aufwänden im Projekt
    • Hilft dem Projektleiter beim Nachführen der Projektplanung
  • Fähigkeiten
    • Gute Kenntnisse kaufmännischer Verfahren und Abläufe
    • Teamfähigkeit, Organisationsgeschick

Die Rolle des Project Office wird in der Regel bei grösseren Projekten besetzt. In kleineren und mittleren Projekten werden die anfallenden administrativen Aufgaben meist von der Projektleitung und von Projektsachbearbeitern erledigt. Man kann diesbezüglich von Tailoring des Project Office sprechen, da diese Projektrolle je nach Bedarf angepasst werden kann.

Die Rolle des Project Office in verschiedenen Projektmanagementmethoden

Der Projektadministrator der Projektmanagementmethode HERMES 5 überschneidet sich mit derjenigen des Project Support von PRINCE2.

PMI wiederum nennt diese Rolle Project Management Office (PMO) und hält fest, dass die Verantwortlichkeiten von einer reinen unterstützenden Funktion bis hin zum direkten Führen eines Projekts reichen können. Diese Projektrolle wird im PMBoK eingehend beschrieben und deckt sich grundsätzlich mit obenstehenden Ausführungen.

Keine Entsprechung findet das Project Office im V-Modell XT: Es gibt keine Rolle, die dieselben Aufgaben wahrnimmt wie etwa bei HERMES 5 oder PRINCE2. Eher wird im V-Modell XT die Rolle des Project Office, so wie es die letzteren beiden Projektmanagementmethoden kennen, auf mehrere Rollen aufgeteilt (z.B. auf den Projektkaufmann, den Prüfer oder den QS-Verantwortlichen, die im V-Modell XT alles eigenständige Projektrollen bilden).

Schliesslich finden sich in den Kompetenzrichtlinien von IPMA keine Informationen zur Projektrolle des Project Office.

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