Projektausschuss

Theme ProjektausschussDie Projektrolle des Projektausschusses befasst sich mit strategischen Entscheidungen. Sie weist einige synonyme Bezeichnungen auf: Je nach Projektmanagementmethode und Sprache wird diese Rolle als Lenkungsausschuss, Steering Committee oder Project Board bezeichnet. Nachfolgende Ausführungen in der Rollenbeschreibung gehen vom Rollenverständnis der Schweizerischen Projektmanagementmethode HERMES 5 aus.

Rollenbeschreibung

Linienstellen, Stabsstellen, Gremien und Kommissionen, die am Projekt beteiligt sind, delegieren Vertreter als Projektausschussmitglieder in den Projektausschuss. Dabei leitet und organisiert der Vorsitzende des Projektausschusses die Sitzungen. Der Auftraggeber redet bei der Besetzung des Projektausschusses mit. Der Projektausschuss trägt dann als übergeordnetes Entscheidungsgremium die strategische Verantwortung für die Entwicklung und erfolgreiche Durchführung des Projekts. Zusätzlich müssen im Falle von Teilprojekten die Führungspersonen der darin beteiligten Organisation im Projektausschuss vertreten sein.

Eine Auswahl von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen und Fähigkeiten hinsichtlich der Rolle des Projektausschusses finden Sie nachstehend:

  • Aufgaben
    • Überwacht und steuert die Projektabwicklung aus gesamtheitlicher Sicht
    • Stellt Beschaffung und Verfügbarkeit der benötigten Mittel (Personal, Finanzen) sowie deren optimalen Einsatz sicher
    • Gibt Zustimmung zu einzelnen Entscheidungspunkten, insbesondere zu Abschluss und Freigabe der einzelnen Projektphasen
    • Behandelt aussergewöhnliche und bereichsübergreifende Probleme; löst diesbezüglich auch etwaige Konflikte (sachlicher, finanzieller, personeller, organisatorischer, terminlicher oder sicherheitsrelevanter Natur)
  • Kompetenzen
    • Trifft die Entscheidung über die Freigabe der einzelnen Projektphasen
    • Kann bei Bedarf zur zeitlichen Entlastung des Projektausschusses eine fachlich qualifizierte Reviewgruppe einsetzen; die Gesamtverantwortung für das Projekt hingegen kann nicht delegiert werden
  • Verantwortung
    • Trägt als Gremium die Verantwortung für das Projekt aus gesamtheitlicher und projektübergreifender Sicht; ist damit höchste Instanz für fachliche und planerische Entscheide im Projekt (sofern nicht durch den Auftraggeber gefällt)
  • Fähigkeiten
    • Gute Kenntnisse des jeweiligen Spezialgebiets oder Fachbereichs, der durch den Projektausschuss vertreten wird
    • Betriebswirtschaftliche Kenntnisse
    • Konfliktlösungs-, Team- und Kommunikationsfähigkeit

Bei kleinen Projekten kann auf das Bilden eines Projektausschusses verzichtetwerden; es besteht für diese Projektrolle die Option zum Tailoring. Die weiter oben beschriebenen Aufgaben des Projektausschusses werden in einem solchen Fall vom Auftraggeber, den Projektmitgliedern oder allenfalls von den beteiligten Linienstellen, Stabsstellen, Gremien und Kommissionen wahrgenommen. Für die Aufgabenverteilung ist dabei der Auftraggeber verantwortlich.

Die Rolle des Projektausschusses in verschiedenen Projektmanagementmethoden

Die Rolle des Projektausschusses wird von IPMA in seinem Werk ICB 3.0 nicht erwähnt. Weiter kennt der PMBoK Guide von PMI keinen Lenkungsausschuss bzw. Projektausschuss. Die Verantwortung und Kompetenzen, die sonst dieser Rolle zugeordnet werden, entfallen im PMBoK Guide auf den Project Sponsor, den Projektmanager und die Linienorganisation.

Als Project Board bezeichnet die Projektmanagementmethode PRINCE2 den Projektausschuss. Das Project Board wird gebildet vom Benutzervertreter, vom Auftraggeber und vom Lieferantenvertreter. Die Funktionen des Project Board sind im Prozess Lenken eines Projekts, einem von sieben Prozessen von PRINCE2, festgehalten. Die dem Prozess zugehörigen Aktivitäten betreffen die Freigabe der Initiierung, des Projekts, des Phasen- oder des Ausnahmeplans sowie das Geben von Ad-hoc-Anweisungen und schliesslich die Freigabe des Projektabschlusses. Damit wird diese Rolle von PRINCE2 und HERMES 5 ähnlich aufgefasst. Zudem ist der Projektmanager in beiden Methoden nicht Teil des Projektausschusses sondern ist diesem unterstellt.

Schliesslich bezeichnet auch das V-Modell XT den Projektausschuss bzw. Lenkungsausschuss als oberstes Entscheidungsgremium der Projektorganisation. Im Gegensatz zu den Methoden PRINCE2 und HERMES 5 fordert das V-Modell XT, dass der Lenkungsausschuss aus den Projektleitern und Projektmanagern des Auftraggebers und des Auftragnehmers besteht.

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