Projektabwicklung

Phasen und Verfahren

Da Organisationsprojekte ein breites Spektrum aufweisen, gibt es für diese kein Standard-vorgehensmodell. Ausgangsbasis können jedoch die folgenden Phasen sein:

  • Vorstudie
  • Konzept
  • Realisierung
  • Einführung

Da diese Projektart grundsätzlich ein hohes Veränderungspotenzial aufweist, soll auf Veränderungen offen und flexibel reagiert werden, anstatt statisch ein Phasenmodell durchzuexerzieren.

Das Phasenmodell kann somit angepasst bzw. erweitert werden, womit ein Organisationsprojekt bspw. die folgenden Phasen durchläuft:

  • Initiierung und Planung des Organisationsauftrags
  • Aufnahme und Dokumentation des Ist-Zustands
  • Kritische Analyse des Ist-Zustands
  • Entwicklung der Soll-Konzeption bzw. der neuen Lösung
  • Implementierung der Soll-Konzeption
  • Kontrolle des Reorganisationserfolgs

Die für Organisationsprojekte notwendigen Ressourcen sind oftmals schwer abzuschätzen und klare Vereinbarungen seitens Auftraggeber und Projektteam sind schwer zu treffen. Deshalb ist in der Auftragsphase Weitsicht und Sensibilität für das Machbare gefordert. Hier hilft ein angemessenes Diagnoseverfahren, um Sicherheit für den eigentlichen Projektauftrag und auch für die messbaren Projektziele zu erhalten. Die Definition der Ziele stellt damit meistens den Start eines Organisationsprojekts dar. Ein sauber herausgearbeiteter Auftrag führt zu besserer Projektarbeit und besseren Projektergebnissen.

In der Projektplanung können für Organisationsprojekte hinsichtlich der Strukturplanung zweierlei Strukturierungen Sinn machen:

  • Nach strukturellen Abläufen: Eine solche Unterteilung ergibt einen prozessorientierten Strukturplan.
  • Nach betrieblichen Funktionen: Eine solche Unterteilung ist für Projekte sinnvoll, deren Inhalt die Reorganisation der Aufbauorganisation ist.

In methodischer Hinsicht empfiehlt sich insbesondere die Projektmanagementmethode HERMES, mit der sich nebst IT- auch Organisationsprojekte abwickeln lassen.

Instrumente und Hilfsmittel

Generell ist die Bedeutung von Instrumenten bei Organisationsprojekten mit meist weichen Faktoren geringer als bei anderen Projektarten. Bspw. erfordert ein kleines Organisationsprojekt kaum eine detaillierte mitlaufende Kalkulation. Dies bedeutet jedoch nicht, dass derartige Bereiche gänzlich vernachlässigt werden dürfen, denn bestimmte Methoden und Hilfsmittel können für ein Projekt wertvolle Dienste erweisen. So kann etwa bei einem Projekt zur Einführung oder Optimierung des Projektmanagements auf ein Standard-Netzplan zurückgegriffen werden.

Roadmaps stellen ebenfalls ein konkretes Hilfsmittel dar und können sich für Organisationprojekte eignen. Hierbei handelt es sich um eine visuelle Darstellung, wie sich ein Projektvorhaben über einen strategischen Zeitraum entwickeln wird. Eine Roadmap hat vorbereitenden Charakter und beinhaltet die grobe Planung der auszuführenden Schritte über einen längeren Zeithorizont (in der Regel mehr als ein Jahr). Langfristige Projektvorhaben können so in einzelne, leichter zu bewältigende Schritte aufgeteilt werden, wobei Unsicherheiten und mögliche Szenarien zur Zielerreichung besser analysiert werden können. Insgesamt erzielt somit eine detailliert erstellte Roadmap inklusive Hinweisen zu den einzusetzenden Hilfsmitteln eine höhere Effizienz sowie eine bessere Qualität der Projektergebnisse.

Sachmittel

Ein wesentliches Sachmittel von Organisationsprojekten ist die Informationstechnologie, d.h. Soft- und Hardware. Im Zusammenhang mit der (Neu-)Gestaltung von Prozessen und ganzen Geschäftseinheiten kommt die Informationstechnologie in Organisationsprojekten etwa für E-Commerce, der Einführung von Standard-Software für breite Anwendungsgebiete zum Zug.

Charakteristisch dabei ist die Verzahnung von organisatorischen, kulturellen sowie technischen Aspekten in Organisationsprojekten. Diese führt zu Unsicherheiten und zu nur schwer durchschaubarer Komplexität; vor allem aber ist sie bei Projektbeginn meist noch nicht sichtbar.

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