Heutige Vorhaben und Problemstellungen stellen hohe Anforderungen an die öffentliche Hand. Auch wenn die traditionellen Arbeits- und Organisationsformen weiterhin eine grosse Stabilität garantieren, werden doch zunehmend projektorientierte Arbeitsformen für die Bewältigung von neuen oder temporären Herausforderungen gewählt. Das Bedürfnis der Öffentlichkeit sowie die verschiedenen Einflussfaktoren aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft prägen diese Projekte massgeblich.
Besonderheiten
Projekte der öffentlichen Hand sehen sich häufig zahlreichen Erwartungshaltungen des politischen, gesellschaftlichen und ökonomischen Umfelds gegenübergestellt. Hier empfiehlt sich, bei der Initialisierung der Projekte eine gute Anbindung an die politische Ebene und die Führungskräfte sicherzustellen, um bereits beim Projektstart eine optimale Unterstützung zu erreichen. Im Projektverlauf liegt es insbesondere an der Projektleitung, aber auch am Projektausschuss, die Gesamtheit dieser fördernden und hemmenden Kräfte stets im Auge zu behalten.
Methoden
Kennzeichnend für die Abwicklung von Projekten auf Stufe Bund ist die Projektmanagement-Methode HERMES, welche von der Schweizerischen Bundesverwaltung zusammen mit weiteren Partnern entwickelt wurde. Auch in anderen Ländern hat die Verwaltung eigene Methoden entwickelt. So gilt die europaweit zunehmend populäre Methode PRINCE2 in der englischen Administration als Standard.
Organisation
Projekte der öffentlichen Hand sind oft geprägt von historisch gewachsenen Aufbau- und Ablaufstrukturen, Organisationsprinzipien und rechtlichen Rahmenbedingungen. Diese stehen oftmals in einem Widerspruch zu den interdisziplinären Arbeiten in einem Projekt. Die Projektleitung muss sich dieser Spannungsfelder und Zielkonflikte bewusst sein und damit umgehen können. Bei Projekten mit vielen externen Stakeholdern und politischer Einflussnahme, empfiehlt es sich zudem, diese in den Projektausschuss miteinzubeziehen, um eine breite Abstützung zu bewirken.
Stakeholder Management
In der Projektphase der Initialisierung sind von der Projektleitung und dem Auftraggeber die relevanten Stakeholder zu identifizieren und zu analysieren. Relevante Stakeholder sind für die nachfolgenden Phasen in das Projekt miteinzubeziehen und zu informieren. Dabei ist die adressaten- und zeitgerechte interne sowie externe Kommunikation von grundlegender Bedeutung.
Controlling
Ein gutes Projektcontrolling kümmert sich um einen sorgfältigen Einsatz von Ressourcen und nimmt den Anspruch der Öffentlichkeit auf, eine sinnvolle Verwendung von Steuergeldern zu erreichen. Gerade im Bereich des Risikomanagements hilft das Controlling, kritische Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben. In der öffentlichen Hand können hinsichtlich des Risikomanagements verschiedene Kernrisiken identifiziert werden. Dies sind beispielsweise konzeptionelle Risiken, Management-, Ressourcen-, Beschaffungs-, Kosten- sowie Qualitätsrisiken. Eine kurze Beschreibung der Kernrisiken ist im unten verlinkten Factsheet aufgeführt.
HERMES Eidgenössisches Finanzdepartement [EFD] & Informatiksteuerungsorgan des Bundes [ISB]
Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung Spezifika, Problemfelder, Zukunftspotenziale Stefan Hagen, 2009, Wiesbaden: Gabler / GWV Fachverlage GmbH
Praxishandbuch Public Management Andreas Bergmann, David Giauque, Daniel Kettiger, Andreas Lienhard, Erik Nagel, Adrian Ritz & Reto Steiner, 2016, Zürich: WEKA
PrivatePublicConsulting Obere Zollgasse 76 3072 Ostermundigen Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. +41 78 713 42 97
