Ein Organisationsprojekt zielt darauf ab, die Strukturen in einer Organisation oder einer Organisationseinheit zu verändern oder neu zu schaffen. Durch die Veränderung sollen Kosten gesenkt, die Qualität der Leistung verbessert werden und klarere Zuständigkeiten entstehen. Die interne Organisation wird dabei so gestaltet, dass sie flexibler und weniger komplex wird und somit rascher auf Veränderungen im Markt reagieren kann. Die folgenden Abschnitte geben einen Überblick über diese Projektart. Das unten verlinkte Factsheet enthält zusätzliche Informationen.
Komplexität
Der Faktor Mensch spielt bei Organisationsprojekten eine bedeutende Rolle. Restrukturierungsprozesse und Veränderungen sind deshalb durch eine hohe Komplexität und beträchtliche Unsicherheit gekennzeichnet. Dazu kommt, dass bei Organisationsprojekten jeweils auf drei Ebenen (Routineaufgaben, Projekte, Veränderungsprozesse) gleichzeitig gearbeitet werden muss.
Projektvorhaben
Organisationsprojekte weisen ein breites Spektrum an Vorhaben auf. Diese können die Struktur oder die Führung der Organisation betreffen sowie die Einführung bestimmter Managementtechniken oder Software beinhalten.
Projektverfahren
Durch das breite Spektrum an Organisationsprojekten, gibt es kein Standardvorgehensmodell. Da Organisationsprojekte grundsätzlich ein hohes Veränderungspotenzial aufweisen, kann es dienlich sein, auf Veränderungen offen und flexibel zu reagieren, anstatt ein geplantes Vorgehen strikt durchzuziehen. Die für Organisationsprojekte notwendigen Ressourcen sind oftmals schwer abzuschätzen. Ein angemessenes Diagnoseverfahren sowie eine gewisse Weitsicht und Sensibilität helfen, Sicherheit für den Projektauftrag und die Projektziele zu erhalten.
Instrumente
Die visuelle Darstellung des Projektvorhabens anhand von Roadmaps stellen ein geeignetes Hilfsmittel dar. Eine Roadmap hat vorbereitenden Charakter und beinhaltet die grobe Planung der auszuführenden Schritte über einen längeren Zeithorizont hinweg. Langfristige Projektvorhaben können so in einzelne, leichter zu bewältigende Schritte aufgeteilt werden. Dies dient auch der besseren Analyse von Unsicherheiten und möglichen Szenarien zur Zielerreichung.
Change Management
Bei vielen Organisationsprojekten spielt das Change Management eine bedeutende Rolle. Liegt bezüglich eines Projektes Widerstand gegenüber den Veränderungen vor, stellt dies eine grosse Herausforderung für das Projektvorhaben dar. Die besten Konzepte und Lösungen taugen nichts, wenn die Akzeptanz dafür fehlt. Deshalb ist es wichtig, die Interessen, der von der Veränderung betroffenen Personen nicht ausser Acht zu lassen.
Wertewandel
Organisationsprojekte beinhalten meist einen Wertewandel, der über einen längeren Zeitraum stattfindet und innerhalb einer Organisation oft auf Widerstand stösst. Um diesen Wandel erfolgreich herbeizuführen, sollte das Vorgehen transparent gestaltet und von Anfang an die betroffenen Personen und Gruppen in den Prozess miteinbezogen werden. Auf diese Weise werden das Organisationsprojekt und der damit verbundene Wertewandel konsequent und nachhaltig umgesetzt und wird darüber hinaus sowohl vom Management, als auch von den Mitarbeitenden getragen.
Die Phasen eines Organisationsprojektes Ein Beitrag des Deutschen Bundesministerium des Innern zum Vorgehensmodell für Organisationsprojekte und den Erfolgsfaktoren.
Organisationsentwicklung Prinzipien und Strategien von Veränderungsprozessen. Christiane Schwiersmann & Heinz-Ulrich Thiel, 2018, 5. Aufl., Wiesbaden: Springer VS.
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