Projekte leiten

Evaluation
Die Projektevaluation ist stark in der Phase des Projektabschlusses verankert. In dieser Phase wird auch die Projektdokumentation fertiggestellt und als Teil davon ein Abschlussbericht verfasst. Darin werden das Gesamtergebnis des Projekts und diesbezügliche Erkenntnisse zusammengefasst. Das Ziel einer Evaluation ist das Festhalten von Projekterfahrungen, damit diese für zukünftige Projekte genutzt werden können.
Zweck der Evaluation
Die Erfahrungen der Projektbeteiligten sind sehr wertvoll für zukünftige Projekte und sollten festgehalten werden. Dies geschieht in Form der Lessons Learned. Damit das gesammelte Wissen erfolgreich weiteren Projekten zugeführt werden kann, braucht es die grundsätzliche Bereitschaft aller Projektbeteiligten, dieses Wissen anhand einer konstruktiven Fehler- und Lernkultur zu teilen. Leider ist dies in der Praxis wenig der Fall und eine systematische Evaluation wird selten durchgeführt, obwohl sie einen überaus wertvollen Lerneffekt generieren könnte.
Nutzen der Erkenntnisse
Die Erkenntnisse aus einem Projekt können zur künftigen Identifizierung von Projektrisiken und -chancen, der Änderung oder Ergänzung von Standardplänen, der Bereitstellung von genutzten Methoden und Arbeitswerkzeugen sowie als Empfehlung für die Besetzung das Projektteams dienen. Erfahrungen, Entwicklungen, Hinweise, Fehler und Risiken sollten schriftlich festgehalten sowie systematisch gesammelt und bewertet werden.
Lessons Learned
guteprojekte.ch empfiehlt beim Erstellen eines Lessons Learned-Dokuments folgenden Aufbau: Nach einer Einleitung, in der die Projektbeteiligten sowie die Projektrollen kurz vorstellt werden, folgt die Beschreibung der Projektergebnisse. Hierbei werden die Ausgangslage und die festgelegten Ziele den Ergebnissen beim Abschluss des Projekts gegenübergestellt.
Kritische Beleuchtung
In einem zweiten Teil des Dokuments werden einzelne Aspekte kritisch beleuchtet. Dies sind beispielsweise die Rahmenbedingungen, die Verträge, die Projektführung oder die Projektorganisation, das Risikomanagement sowie die Infrastruktur. Die Anzahl der gewürdigten Aspekte sowie die Länge des Dokuments hängen stark von der Grösse des Projekts ab.
Top 10 Liste
In einem dritten Teil des Evaluationsdokuments, empfiehlt guteprojekte.ch eine Liste der Top 10 Lessons Learned aus Sicht des Auftraggebers zu erstellen. Dieser Liste sollen in einem weiteren Schritt die Top 10 Empfehlungen aus Sicht der externen Projektbegleitung gegenübergestellt werden. Diese Gegenüberstellung hilft, eine abschliessende, konsolidierte Zusammenstellung der Erfahrungen zu erhalten.
Evaluation in verschiedenen Projektmanagement-Methoden
Die verschiedenen Projektmanagement-Methoden kennen alle eine Form der Evaluation am Ende eines Projektes. Dabei werden die Lessons Learned beispielsweise in einem Erfahrungsbericht, in einem Project Management Information System oder einem Lessons Report festgehalten. Das unten verlinkte Factsheet «Methodenvergleich Projekte leiten» bei den Links und Literaturvorschlägen gibt mehr Informationen hierzu.

Links und Literaturvorschläge

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