Ein systematisch geplantes Projektende sollte Teil eines jeden guten Projekts sein. In der Praxis ist ein solches nicht immer anzutreffen. Verschiedene Faktoren, wie insbesondere eine unsaubere Durchführung des Abschlusses, Termindruck, fehlendes Interesse oder Arbeit an neuen Projekten sind auschlaggebend für einen nicht optimalen Projektabschluss. Um dies zu vermeiden, ist eine systematische Vorgehensweise notwendig. In diesem Sinne sollte eine Analyse des gesamten Projektablaufs vorgenommen werden. Denn aus den überstandenen Problemen können Lessons Learned für die Zukunft werden. In den nachfolgenden Texten wird auf einzelne Prozesse eingegangen, die zu einem systematischen Projektabschluss gehören. Weiterführende Informationen zum Projektabschluss sind im unten verlinkten Factsheet zu finden.
Überleitungs- und Erhaltungsplan
Der Überleitungsplan setzt sich vor allem mit Fragen bezüglich der Weiterverwendung von im Projekt eingesetzten und noch vorhandenen Ressourcen auseinander sowie der Wiedereingliederung der Projektmitarbeitenden in die Linie. Der Erhaltungsplan hingegen umfasst Massnahmen, die der Betreuung des Produktes respektive der Projektergebnisse nach dem Abschluss dienen.
Endabnahme der Projektergebnisse
Bezüglich Endabnahme der Projektergebnisse können zwischen dem Abnahmetest, dem Abnahmeprotokoll sowie den Vereinbarungen für den Produkteeinsatz durch den Kunden unterschieden werden. Bei den Abnahmetests werden die Produkte auf ihre Einsatzfähigkeit geprüft, bevor sie beispielsweise in Serienfertigung gehen. Das Abnahmeprotokoll dient dem Dokumentieren der Abnahme der Ergebnisse. Dieses ist rechtlich relevant, insofern dem Auftraggeber die Projektergebnisse zur weiteren Nutzung übergeben werden. Sind nach Projektende Leistungen wie Wartung, Weiterentwicklung und Anwenderunterstützung seitens des Kunden gewünscht, sollten diese durch eine Vereinbarung festgelegt werden.
Projektauswertung
Bei der Projektauswertung interessiert, inwieweit und auf welche Weise die zu Projektbeginn festgelegten Projektziele erreicht wurden. Die Projektauswertung kann auf zwei Ebenen stattfinden: auf der Sachebene wird eine Nachkalkulation durchgeführt und relevante Kennzahlen in Bezug auf die operativen Projektziele erhoben und analysiert. Die Auswertung auf der Beziehungsebene, beurteilen die Projektbeteiligten anhand Fragebögen beispielsweise das Arbeitsklima im Projekt.
Abschlussbesprechung im Team
Bei der projektinternen Abschlussbesprechung im Team beurteilen die Teammitglieder das Projekt und das Team anhand ihrer gemachten Erfahrungen. Auf diese Weise soll unter Ausschluss wichtiger Stakeholder und unter Einhaltung von Offenheit, Fairness und Vertrauen konstruktive Kritik geübt werden.
Abschlussgespräch mit Stakeholdern
Beim Abschlussgespräch mit den Stakeholdern geht es darum, die Projektergebnisse vorzustellen, eine kurze Projektrückschau zu halten, über die Zielerreichung zu informieren, sich über Erfahrungen hinsichtlich der Zusammenarbeit auszutauschen sowie eventuelle Folgeaktivitäten zu diskutieren.
Abschlussbericht
Der Abschlussbericht ist Teil der Projektdokumentation. In ihm werden das Gesamtergebnis des Projekts und die diesbezüglichen Erkenntnisse zusammengefasst. Das Ziel dieses Prozesses ist das Festhalten von Projekterfahrungen, damit diese für zukünftige Projekte nutzbar gemacht werden können. Ein anderer Begriff hierfür ist Lessons Learned. Weitere Ausführungen zu diesem Prozess sind unter Evaluation zu finden.
Projektabschluss in verschiedenen Projektmanagement-Methoden
In welcher Projektphase der Projektabschluss in den verschiedenen Projektmanagement-Methoden erwähnt wird und welche Aktivitäten oder Rollen dabei wichtig sind, wird im unten verlinkten Factsheet «Methodenvergleich Projekte leiten» bei den Links und Literaturvorschlägen aufgezeigt.
Methodenvergleich Projekte leiten Das Factsheet gibt einen Überblick, wie der Projektabschluss in den Projektmanagement-Methoden HERMES, IPMA, PMI, PRINCE 2, Scrum und V-Modell XT erwähnt wird.
Braintool Die Website Braintool enthält eine Blogeintrag mit dem Titel «Ende gut, alles gut? Der erfolgreiche Projektabschluss»
Die Projektmanager Der Beitrag auf der Website von «Die Projektmanager» unterscheidet zwischen dem inhaltlichen, dem formalen und dem sozialen Projektabschluss.
ProjektMagazin Das Fachportal ProjektMagazin führt in seinem Glossar einen Eintrag zum Projektabschluss und nimmt dabei Bezug auf die Projektmanagement-Methoden IPMA, PMI und PRINCE2.
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