Projekte leiten

Kommunikation
Die Kommunikation im Projektmanagement umfasst den Informationsaustausch zwischen allen Projektbeteiligten. Diesen kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Sie müssen bereit sein, untereinander Informationen auszutauschen, sich Erfahrungen mittzuteilen sowie bei Problemen einander Fragen zu stellen. Aus Sicht der Projektleitung ist die Kommunikation eine wichtige Aufgabe, damit sie im Projekt frei agieren kann. So gilt es beispielsweise zu klären, welche Information zu welchem Zeitpunkt an welche Person weitergegeben werden muss, welches Mass an Einfluss dem Projektausschuss zusteht oder welche Stakeholder dem Projekt positiv oder negativ entgegenstehen.
Kommunikationskonzept
In einem Projekt findet immer in irgendeiner Form Kommunikation und Information statt. Es kann dabei unterschieden werden, ob dies bewusst geschieht oder eher zufällig passiert. Da letzterer Fall zu vermeiden ist, erweist sich ein Kommunikations- und Informationskonzept als sinnvoll. Dieses beinhaltet insbesondere, welche Personen bzw. Instanzen welche Informationen erhalten, wann und mit welcher Häufigkeit dies geschieht sowie wo welche Dokumente abgelegt werden. Es gilt zu beachten, dass im Projekt und auf der Linie nicht auf dieselbe Art und Weise kommuniziert wird. In letzterer gibt es vordefinierte Berichtswege, wohingegen sich in kleinen Projekten etwa direkte, kurze Informationswege besser für die Kommunikation eigenen.
Ziele und Grundsätze der Kommunikation und Information
In einem Projekt wird einerseits nach innen, also zwischen den Projektbeteiligten sowie nach aussen, mit den Stakeholdern kommuniziert. Bei der internen Kommunikation spielen Transparenz und Zugänglichkeit der Projektdokumente eine wichtige Rolle. Nach aussen soll mit der Kommunikation vor allem Vertrauen und Akzeptanz geschaffen werden. Generell empfiehlt sich eine frühzeitige Information, um dem Entstehen von Gerüchten entgegenzuwirken. Zusätzlich sollen transparent auch Schwierigkeiten wie Terminverzögerungen kommuniziert werden und nicht nur Positives.
Kommunikations- und Informationssystem
Spricht man in einem Projekt von einem Kommunikations- und Informationssystem gehören fünf Teile dazu. Die mündliche Kommunikation umfasst Gespräche, Sitzungen sowie Problembearbeitungen. Zum Berichtswesen gehören Protokolle, Änderungen sowie Fortschrittsberichte, während die Dokumentation das Projekthandbuch beinhaltet. Eine wichtige Rolle spielen auch das Projektmarketing, um Vertrauen und Akzeptanz zu schaffen sowie Intranet / Internet, um Daten auszutauschen und zusammenzuarbeiten.
Kommunikation in verschiedenen Projektmanagement-Methoden
Je nach Projektmanagement-Methode wird die Kommunikation eher einer Projektrolle zugeschrieben, als Kompetenzelement definiert oder als Strategie umschrieben. Das unten verlinkte Factsheet «Methodenvergleich Projekte leiten» bei den Links und Literaturvorschlägen gibt einen Überblick zur Rolle der Kommunikation in den verschiedenen Projektmanagement-Methoden.

Links und Literaturvorschläge

  • Methodenvergleich Projekte leiten
    Das Factsheet gibt einen Überblick, wie die Kommunikation in den Projektmanagement-Methoden HERMES, IPMA, PMI, PRINCE 2, Scrum und V-Modell XT erwähnt wird.
  • ProjektMagazin
    Das Fachportal ProjektMagazin führt in seinem Glossar einen Eintrag zur Kommunikation als Erfolgsfaktor im Projektmanagement.
  • Projektberichte, Statusreports, Präsentationen
    Sabine Peipe & Martin Kärner, 2010, 2. Aufl., Haufe
  • Projektmanagement
    Auftrag, Steuerung, Kommunikation und Risikomanagement.
    Andreas Szinovatz & Christian Müller, 2012, München: Beck.
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