Um die an sie delegierten Projektmanagementaktivitäten möglichst strukturiert und effizient erledigen zu können, kann sich das Project Office einer Reihe von Tools bedienen. Diese helfen, Prozesse und Aufgaben im Projekt zu standardisieren. Einige Tools sind zentral für jegliche Projekte, andere hingegen sind optional.
Projektplanung: Beinhaltet das Erstellen und Verwalten des Projektplans und ist zentral für das Projekt. Der Projektplan enthält Aufgaben, Ressourcen, Abhängigkeiten sowie Kosten.
Fortschrittstracking: Beinhaltet das Führen von Zeitplänen bzw. Terminlisten inkl. Meilensteinen. Der Zeitplan wird mit dem Projektplan verglichen und hat das Verfolgen des Projektfortschritts zum Ziel.
Fortschritts- und Statusbericht: Aufbauend auf dem Fortschrittstracking und der Projektplanung werden Berichte erstellt, die Auskunft über den Stand des Projekts geben.
Risikomanagement: Beinhaltet das Identifizieren von Risiken sowie deren Bewertung, Gegenmassnahmen, einen Notfallplan sowie die entsprechenden Verantwortlichkeiten.
Dokumentenmanagement: Projektrelevante Dokumente werden systematisch erfasst, gespeichert und den Projektbeteiligten verfügbar gemacht.
Teamkommunikation: Sicherstellen der effizienten und effektiven Kommunikation auf elektronischem Weg.
Portfolio-Management: Wird im Multiprojektmanagement verwendet. Fasst die einzelnen Projektpläne, Projektressourcen und Projektfortschritte in einem Portfolio zur besseren Übersicht zusammen.
Management von Arbeitszeitnachweisen: Führt Arbeitszeitnachweise aller Projektbeteiligten und dient der Budgetkontrolle.
