Projekte leiten

Initialisierung

Ein Projekt kann als Abfolge von aufeinander folgenden Phasen verstanden werden. Die Initialisierung stellt dabei die erste Phase dar. Dabei gilt es die Wirtschaftlichkeit und den Bedarf für das Projekt zu analysieren. Eine Organisation klärt demzufolge ab, ob sich ein Projekt lohnt, welchen Nutzen es bringen soll, wie viele Ressourcen nötig sind sowie zur Verfügung stehen und welche Risiken bestehen. Die Projektinitialisierung kann als Prozess verstanden werden, der sechs Vorgänge umfasst. Diese Vorgänge sind im Folgenden gemäss ihrer Reihenfolge näher beschrieben.

Projektidee
Bezüglich Projektidee kann zwischen reaktiven und visionären Ideen unterschieden werden: Reaktive Ideen resultieren aus einem als unbefriedigend wahrgenommenen Zustand. Visionäre Ideen hingegen entstehen, indem ein Unternehmen Möglichkeiten entdeckt, neue Wege zu beschreiten.
Projektantrag
Die Projektidee muss als nächstes als Projektantrag (Vorlage zum Herunterladen) formuliert werden. Dieser sollte insbesondere Punkte wie den Beschrieb der Ausgangslage und des Problems sowie eine Ausführung zu den Zielen und zum Nutzen des Projektes und einen groben Zeitplan beinhalten.
Antragsprüfung
Der Projektantrag wird von der zuständigen Bewilligungsinstanz geprüft. Diese klärt dabei u.a. mögliche Risiken, vorhandene Ressourcen und Kompetenzen sowie die Vereinbarkeit des Projektes mit der Unternehmensstrategie ab.
Entscheid
Der Entscheid, das Projekt zu bewilligen oder abzulehnen kann mit Hilfe des Projektportfolios geschehen. Dieses enthält alle laufenden und beantragten Projekte, die hinsichtlich ihrer strategischen sowie wirtschaftlichen Bedeutung für das Unternehmen beurteilt und miteinander verglichen werden. Je nach Position eines Projekts im Projektportfolio wird es bewilligt oder abgelehnt.
Projektauftrag
Ist ein Projekt bewilligt, wird als nächstes der Projektauftrag verfasst. Es hat die Bedeutung einer Zielvereinbarung zwischen dem Auftraggeber und der Projektleitung und dient als Richtschnur für das gesamte Projekt. Dabei sollten Punkte wie die Projektorganisation, Termine und Meilensteine, Budget sowie die Zielsetzungen beschrieben werden.
Projektfreigabe
Ist der Projektauftrag von Auftraggeber und Projektleitung unterzeichnet, wird das Projekt freigegeben. Danach findet ein offizielles Kick-Off Meeting statt, an dem alle beteiligten und betroffenen Personen umfassend über Ausgangslage und Zielsetzungen des Vorhabens informiert werden.
Initialisierung in verschiedenen Projektmanagement-Methoden
Wie die Phase der Projektinitialisierung in den verschiedenen Projektmanagement-Methoden Anklang findet, wird im unten verlinkten Factsheet «Methodenvergleich Projekte leiten» bei den Links und Literaturvorschlägen aufgezeigt.

Links und Literaturvorschläge

  • Methodenvergleich Projekte leiten
    Das Factsheet gibt einen Überblick, wie die Phase der Initialisierung in den Projektmanagement-Methoden HERMES, IPMA, PMI, PRINCE 2, Scrum und V-Modell XT erwähnt wird.
  • Projektantrag
    Eine Vorlage für einen Projektantrag kann hier heruntergeladen werden.
  • Crashkurs Projektmanagement
    Grundlagen für alle Projektphasen
    Sabine Peipe, 2018, 7. Aufl., Haufe
  • Projekt-Safari
    Das Handbuch für souveränes Projektmanagement
    Mario Neumann, 2017, 2. Aufl., Frankfurt am Main: Campus Verlag
  • Projektmanagement
    Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten.
    Manfred Burghardt, 2018, 10. Aufl., Erlangen: Publicis.
  • Projektmanagement
    Franz X. Bea, Steffen Scheurer & Sabine Hesselmann, 2019, 3. Aufl., utb.
  • Projektmanagement für Dummies
    Stanley E. Portny, 2016, 4. Aufl., Weinheim: Wiley-VCH
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